Запустите свой бизнес-конвейер

• Взаимодействие с заказчиками по заданной схеме
• Предоставление информации в контексте выполняемой операции
• Мониторинг прохождения заказа внутри компании
• Формирование групп клиентов на основе анализа контактов и продаж
• Создание маркетинговых рассылок по группам клиентов

Для менеджеров по продажам система формирует "воронки" - группы клиентов в зависимости от стадии бизнес-процесса.

Моментально предоставляет всю информацию в контексте выполняемой работы: история всех контактов с заказчиком, ход сделки, данные по заказу.

Управляет взаимоотношениями не только с отдельными заказчиками, но и с группами клиентов. Например, можно сформировать группу заказчиков  из определённого региона, которые купили определённый товар в определённом периоде. И далее произвести по этой группе  рассылку персонифицированных предложений.

Сегментирование учитывает множество разнообразных признаков. Комбинируя различные признаки можно легко получить разнообразные выборки клиентов и сохранить их в виде отдельных целевых групп.

Задачей управления взаимоотношениями с заказчиками является расширение группы прибыльных клиентов и активизация с ними персонального взаимодействия. Система GPR  распределяет клиентов по категориям доходности (ABC-анализ), по состоянию взаиморасчётов (кредиторы и дебиторы) и  даёт возможность назначить этим группам  целевые скидки.

• Прогноз срока сдачи заказа.
• Формирование производственной очереди.
• Создание нарядов.
• Анализ загруженности производственных мощностей.
• Контроль выполнения производственных заданий.
• Резервирование материалов и комплектующих.

Срок сдачи заказа рассчитывается  на основании норм времени производственных операций, включенных в спецификацию заказа, и текущей загрузки производственных участков. Система вставляет операции данного заказа в календарный производственный план и делает прогноз срока завершения заказа.

 Основанием для выполнения производственных операций являются наряды (производственные задания), которые формирует Руководитель производства и выдаёт исполнителям.

На основании расчётного календарного плана формируется  «Производственная очередь» -  инструмент для создания нарядов. Она показывает для каждого производственного участка что делать сейчас и что предстоит сделать. 

Менеджер производства выбирает из очереди операции с наивысшим приоритетом и включает их в наряд для соответствующего производственного участка.  В наряд могут включатся однотипные операции сразу по нескольким заказам. Контроль выполнения нарядов и их закрытие осуществляется в соответствии с регламентом бизнес-процесса.

По факту выдачи и выполнения нарядов система делает перерасчёт календарного плана, который используется для прогноза сроков выполнения новых заказов и формирования  графика загрузки производственных мощностей (исполнителей и оборудования).

• Взаимодействие с поставщиками заданной по схеме
• Формирование очереди товаров на закупку
• Формирование конкурентного листа на основе предложений поставщиков
• Калькуляция себестоимости закупленных товаров с учётом накладных расходов

Менеджеру по закупкам важно знать что, когда, сколько и у кого купить. Для ответа на эти вопросы в системе GPR формируется "Очередь закупок" - перечень комплектующих и материалов для всех запланированных заказов. Чем ближе срок сдачи заказа заказчику тем выше приоритет материала в буфере закупок. Выбирая позиции из очереди закупок, менеджер составляет заказы (или запросы) поставщикам.

Взаимодействие с поставщиками осуществляется в соответствии с регламентом бизнес-процесса. Система GPR формирует для менеджера очередь работ, которые он должен выполнить по всем текущим заказам поставщикам. Эти работы могут включать рассылку запросов, получение счетов от поставщиков, выбор наилучшего поставщика, согласование и оплату этих счётов, приёмку и резервирование закупленных товаров под заказчика.

При поступлении товара вводятся фактические накладные расходы по закупке. Например, стоимость доставки, комиссионные и т.п. Эти затраты автоматически распределяются по ценам покупки всех товарных позиций в спецификации и учитываются при расчёте доходностей соответствующих заказов.

Поставщики группируются по видам поставляемых материалов и комплектующих. С целью проведения «конкурентной разведки» можно сделать рассылку запросов группе поставщиков с желательными условиями поставки определённого товара. После регистрации полученных от них предложений сформируется конкурентный лист по каждой запрашиваемой позиции.

• Расчёт цены заказа на основе себестоимости  и ценовой надбавки
• Установка скидок от количества и целевой группы заказчика
• Контроль доходности заказа

Калькуляция заказа делается на основании спецификации заказа, которая, в общем случае, включает комплектующие, материалы и производственные операции. 

Древовидная классификация номенклатуры позволяет добавлять позиции в спецификацию одним кликом. Для типовых заказов могут быть заранее созданы технологические карты, которые  сразу целиком вставляются в  спецификацию.

Цена каждой позиции в спецификации определяется себестоимостью и ценовой надбавкой. Себестоимость материалов и комплектующих – это цена поставщика плюс накладные расходы на закупку. Себестоимость производственной операции – это произведение нормы времени выполнения данной операции на тарифную ставку исполнителя работы. 

В зависимости от настроек программы и условий конкретной сделки могут быть задействованы различные алгоритмы, которые позволяют:

• подключить различные калькуляторы для расчёта количества используемых материалов;
• назначить скидку в зависимости от количества и скидку для целевых групп клиентов;
• пересчитать цену каждой позиции с учетом общих накладных расходов (таможенные, транспортные, комиссионные и прочие дополнительные расходы);
• оценить ожидаемый доход от заказа и  назначить бонусы сотрудникам, задействованным в ходе выполнения данного заказа;
• пересчитать цены всех позиций исходя из заданной конечной суммы, согласованной с заказчиком;
• справиться с ситуацией, когда материал закупался в одной валюте, а счет заказчику выставляется в другой.

• Создание документов на основе шаблонов и номенклатуры товаров
• Формирование текстов договоров в зависимости от условий сделки
• Формирование цепочек документов по сделке (проекту)
• Изменение статусов документов по ходу бизнес-процесса

В ходе выполнения сотрудниками своих работ в системе создаются самые разнообразные документы – запросы, предложения, заказы, договора, наряды, задания, счета, накладные и т.д. Документы обеспечивают взаимодействия между участниками бизнес-процесса, а также учёт ресурсов – рабочего времени сотрудников, материалов и финансовых взаиморасчётов.

Документы создаются  на основе шаблонов в виде файлов формата MS Word или MS Excel и сохраняются  их в общем хранилище документов. В документ автоматически вставляются спецификации, текстовые блоки в зависимости от условий заказа и другие данные. 

Система автоматически связывает между собой документы относящихся к одной сделке. При создании связанного документа наследуются данные о клиенте и спецификация товаров. Так формируются цепочки документов, благодаря которым легко проследить историю сделки. В истории документа автоматически фиксируются все действия сотрудников, выполненные в связи с данным документом.

В программе легко создать выборку документов по множеству критериев: периоду времени, сотрудникам, типу документов и их статусам, поставщикам, клиентам и их группам, товарам и их типам. Комбинируя эти критерии, можно формировать самые разнообразные выборки для последующего анализа в различных разрезах.

Главным показателем основного бизнес-процесса является полученный доход (операционная прибыль в бухгалтерской терминологии).
В системе GPR анализируются следующие показатели, определяющие доход:

• Объем продаж (выручка).
• Себестоимость закупок материалов и комплектующих.
• Оплата труда сотрудников - участников бизнес-процесса.

Каждый показатель можно детально проанализировать в различных разрезах и определить точки, критично влияющие на доход. 

При планировании дохода на следующий месяц Руководитель может скорректировать среднюю ценовую надбавку и количество входящих заявок. С учётом введённых значений программа сделает прогноз прибыли на следующий месяц на основе ключевых показателей за предыдущий период . 

Качество организации бизнес-процесса характеризует график загрузки участков бизнес-процесса. Его анализ позволяет выявить «узкие места», места систематических простоев и определить оптимальную пропорцию между мощностью бизнес-процесса и входящим потоком заказов.

Перераспределяя бизнес-операции между сотрудниками руководитель добивается равномерной загрузки всех участков бизнес-процесса. В результате сокращаются простои -  существенная части бесполезных затрат, и увеличивается доход в расчёте на одного сотрудника.

• Расчёт зарплаты по фактической загрузке в бизнес-процессе
• Начисление премий от доходности каждого заказа
• Контроль и анализ загрузки сотрудников по дням

Для каждой работы, выполненной по ходу бизнес-процесса, фиксируются время её постановки в очередь работ, время получения результата и трудозатраты. На основе этих данных формируется  график фактической загрузки сотрудников.

Чтобы бизнес-конвейер стал выгоден сотрудникам, надо определить справедливое вознаграждение для каждого. Для этого предусмотрено две ставки оплаты труда сотрудников. Время выполнения бизнес-операций оплачивается по высокой ставке, а время простоев оплачивается по низкой ставке. В любой момент система рассчитает зарплату каждого сотрудника на основе его фактической загрузки в бизнес-процессе.

В результате те сотрудники, которые выполняют больше операций по ходу бизнес-процесса и получают большее вознаграждение, а бездельники постепенно вымываются из компании.