Управление потоком работ
Система GPR автоматически отслеживает порядок выполнения работ, определяет маршруты документов и занятость сотрудников на различных стадиях бизнес-процесса.
В рабочем окне сотрудника в каждый момент времени автоматически формируется список работ, которые он должен выполнить в рамках всех заказов, одновременно выполняемых на предприятии.
После клика на выбранную работу открывается та или иная форма, предназначенная для автоматизации действий по выполнению данной работы.
Результат выполненной работы фиксируется определённым статусом документа. Изменение статуса документа инициирует следующую работу по ходу бизнес-процесса. Если следующая работа выполняется другим сотрудником, то программа вырабатывает сигнал для его оповещения и актуализирует его буфер работ.
Автоматизация документооборота
Самые разнообразные документы - запросы, предложения, заказы, договора, наряды, задания, счета, накладные и т.д. обеспечивают взаимодействия между сотрудниками и управление ресурсами.
Система GPR создаёт документы на основе шаблонов в виде файлов формата MS Word или MS Excel и сохраняет их в общем хранилище документов – сервере документов. В документ автоматически вставляются данные их баз данных и текстовые блоки в соответствии с условиями заказа.
Система связывает между собой документы, относящиеся к одной сделке. При создании связанного документа наследуются данные о клиенте и спецификация товаров.
Калькуляция заказов
Каждый заказ имеет спецификацию, которая составляется на основании номенклатуры материалов, комплектующих и производственных операций.
Спецификацию можно быстро сформировать на основе технологической карты, созданной заранее.
Цена каждой позиции в спецификации определяется себестоимостью и ценовой надбавкой, которую планирует руководитель на основании анализа бизнес-процесса. Менеджеры имеют возможность назначать для каждой товарной позиции скидку от объёма и скидку для целевых групп клиентов.
Могут быть задействованы алгоритмы калькуляции с накладными расходами (таможенные, транспортные, комиссионные и пр.)
Система контролирует доходность заказа. На основании дохода назначаются бонусы сотрудникам, задействованным в ходе выполнения данного заказа.
Управление взаимоотношениями с заказчиками
Порядок взаимоотношений с заказчиками определяется схемой бизнес-процесса.
В главном окне программы формируется история всех деловых контактов с заказчиком или история по отдельной сделке.
Что, кому, когда и по какой цене предложить? Для ответа на эти вопросы в системе GPR есть полный набор инструментов.
Комбинируя различные признаки можно легко получить разнообразные выборки клиентов и сохранить их в виде отдельных целевых групп для последующих серийных рассылок, целевых скидок и прочих акций.
Управление закупками
Менеджеру по закупкам важно знать что, когда, сколько и у кого купить. Для ответа на эти вопросы в системе GPR формируется буфер закупок, то есть перечень комплектующих и материалов для запланированных заказов. Чем ближе срок сдачи заказа, тем выше приоритет позиции в буфере закупок.
Выбирая позиции из буфера закупок, менеджер составляет заказы поставщикам. При этом программа отслеживает связь каждой позиции с заказом, для которого эта позиция закупается.
Закупки осуществляются в соответствии с описанием бизнес-процесса.
При поступлении товара вводятся фактические накладные расходы по закупке. Например, стоимость доставки, комиссионные и т.п. Эти затраты автоматически распределяются по всем товарным позициям и ложатся на их себестоимость.
Учёт товаров, материалов и комплектующих
В системе GPR под учётом товаров понимается не только складской учёт, а в первую очередь учёт их состояния в рамках бизнес-процесса. Предусмотрены следующие состояния: «План закупок» , «Заказано», «Приход», «Зарезервировано», «Расход», «Продано», «Брак».
Каждая учётная операция связана с определённым статусом документа. Например, оплата счёта заказчиком может инициировать учётную операцию "Зарезервировано" для тех товаров, которые есть на складке, и учётную операцию "План закупок" для тех, которых в наличии нет.
Планирование производства
Выполнение заказа включает набор производственных операций, которые делают сотрудники производственных участков с использованием оборудования.
Система GPR формирует буфер производственных операций, куда автоматически попадают операции из заказов, для которых зарезервированы все материалы и комплектующие. Приоритет операции определяется сроком сдачи готового заказа.
Руководитель производства выбирает из буфера операции с наивысшим приоритетом и включает их в наряд для соответствующего производственного участка.
Для справки программа показывает степень загрузки выбранных производственных мощностей на дату выполнения операции.
Планирование дохода
Система GPR делает прогноз прибыли на месяц на основе ключевых показателей за предыдущий период.
Анализируются следующие ключевые показатели: сумма продаж, себестоимость материалов, себестоимость производственных операций, операционные расходы, оплата труда сотрудников, средняя ценовая надбавка, количество входящих заявок от заказчиков и их конверсия в оплаченные заказы.
По завершении месяца программа рассчитает фактические ключевые показатели, которые будут использоваться при планировании на следующий месяц.
Анализ и сопоставление плановых и фактических ключевых показателей позволяет своевременно выявлять отклонения от плана, чтобы принимать регулирующие меры для получения запланированной прибыли.
Совершенствование бизнес-процесса
Цель совершенствования ключевого бизнес-процесса - сбалансировать входящий поток заказов и производительность процесса. То есть, все заказы должны выполняться в срок, а сотрудники и оборудование не должны простаивать.
Метрики бизнес-процесса помогают выявить «узкие» и незагруженные участки. Потребуется перераспределить работы между сотрудниками или вовсе отказаться от неэффективных работ.
Изменения надо отразить в Регламенте работ и подстроить систему GPR в соответствии с ними.
